Informatie-architectuur cruciaal voor dienstverlening

Net zoals een architect ruimte structureert, zal een informatie-architect gegevensbronnen en – stromen structuur geven. Foto: Bart Noels

Dienstverlening draait om informatie. En informatie heeft vaak technologie nodig om goed verspreid en gebruikt te worden in het bestuur. Daar biedt ICT-architectuur een kader voor.

Het woord ICT-architectuur heeft iets afschrikwekkends. Het lijkt een soort heiligdom, bewaakt door nerds, waarin grote schema’s bepalen waar servers en kabels moeten komen. Maar niets is is minder waar. ICT-architectuur gaat over informatiestromen in het lokale bestuur, over interne processen, over de interne organisatie van informatie en hoe technologie die kan ondersteunen. Je kan de vergelijking maken met een huis. Een goede architect geeft slapen, eten, wassen en andere functies een plek in het zelfde gebouw. De architect helpt bepalen waar de gangen moeten zich moeten bevinden, de deuren en de ramen. ICT-architectuur doet het zelfde, maar dan voor informatie.

Langetermijnprogramma

Aankopen in lokale besturen zijn soms gebaseerd op een acute nood, een moment, een los idee, een project dat een “tool” nodig heeft. Of in het slechtste geval: een nieuwe tool komt op de markt, en de organisatie zoekt een probleem dat er mee kan worden opgelost. Helaas is dit soms nog eens meer het geval dan we zouden durven denken. Software kopen is voor alle duidelijkheid niet slecht, maar het vergt een kader. Een bestuur moet er constant over waken dat er geen dubbel of onnodig werk gebeurt, dat er bijvoorbeeld geen systeem wordt gemaakt waarvan de data later niet deelbaar is met een ander systeem.

De ICT-architect moet een wegenkaart kunnen afleveren, een soort langetermijnprogramma waarin duidelijk is welke data door wie moet worden gebruikt, en hoe de verschillende ICT-systemen eventueel moeten worden gekoppeld. En ook wie de data beheert, ook als het project afgelopen is. Vaak zijn er al heel wat systemen in een lokaal bestuur. Ook hier is het zinvol te kijken hoe die met elkaar kunnen praten, hoe systemen over de organisatie heen kunnen helpen om data en processen te integreren.

Voorbeeld: ICT-architectuur in de praktijk: de milieuambtenaar en de ambtenaar lokale economie

Gemeenten leveren milieuvergunningen af aan bedrijven. Ze hebben daarvoor software in huis die de vergunningen inventariseert en een opvolging mogelijk maakt. De informatie over bedrijven moet vaak nog manueel in de software worden toegevoegd.
De ambtenaar lokale economie wil economische activiteit in de gemeente ondersteunen. Via mailings met informatie, het geven van advies en andere acties. Vaak botst de ambtenaar op een gebrek op informatiebronnen over economische activiteit op het grondgebied.

• Een ICT-architect kan nu onderzoeken in welke mate de bedrijfsprocessen van deze twee gemeentelijke diensten in elkaar haken en kunnen haken. De architect onderzoekt welke databronnen en software de diensten gebruiken en gaat op zoek naar vereenvoudiging of stroomlijning van gegevens. Zo kan het bijvoorbeeld zinvol zijn dat alle ambtenaren in de gemeente werken op één bestand waar alle bedrijven in zitten, in plaats van dat ze elk een lijstje bijhouden in hun software.
• De architect zal ook onderzoeken of die bedrijfsgegevens niet beter uit een “authentieke bron” kunnen komen, een bron die instaat voor de juistheid van de gegevens en die verantwoordelijk is voor het corrigeren van fouten. In dit voorbeeld zal de Vlaamse Kruispuntbank voor Ondernemingen, gebaseerd op de federale kruispuntbank, een goede start zijn voor het maken van een gemeentelijke databank.
• De architect zal ook onderzoeken of de processen die gebeuren rond bedrijven wel via die verschillende software moét verlopen. Misschien is het handiger om over de gemeente heen één platform te hebben, waarbinnen acties kunnen verlopen. Dat levert de gemeente ook een totaaloverzicht op, een transparantie. Zo kan het handig zijn om voor een bedrijf een overzicht te hebben van de lopende vergunningen, maar ook van de steunmaatregelen én van de meldingen. Ook het bedrijf zal zo een uniek overkoepelend dossier misschien weten te waarderen.
• De architect zal ook stilstaan bij de vertrouwelijkheid van gegevens, de uitwisselbaarheid van data en wie de ICT-systemen in de gemeente technisch én inhoudelijk beheert.
• En bij dit alles zal de architect ook nagegaan hebben of het werken rond ondernemingen en transacties rond ondernemingen passen binnen een beleidskader, met afspraken en verantwoordelijkheden.

Elementen ICT-architectuur. Bron: Smart Cities, 2011 (Klik voor grotere weergave)

Elementen van ICT-architectuur

ICT-architectuur vertrekt heel strikt vanuit een visie en een analyse, waarbij stapsgewijs volgende bouwblokken worden aangepakt.

• Beleidsvisie en management (governance): strategische doelstellingen, beleidsdoelstellingen, management, regels en standaarden = waarom en hoe doen we wat we doen?
• Gerichtheid op diensten (service orientation): alles wat we organiseren en doen is gericht op het verlenen van diensten
• Bedrijfsarchitectuur (business architecture): hoe werkt de organisatie en hoe is het proces van dienstverlening vorm gegeven?
• Informatie-architectuur (information systems architecture): welke data wordt gebruikt in de organisatie om de dienstverlening mogelijk te maken en bij welke processen wordt die gebruikt?
• Technologie (technology architecture): welke software en hardware heb je nodig ?
• Interoperabiliteit (interoperability): hoe kan je data en systemen delen in je organisatie, zijn er juridische of organisatorische drempels?
• Informatieveiligheid (information security): hoe zorgen we er voor dat correcte data op een veilige wijze beschikbaar is?

Net zoals je in een organisatie in een HR-beleid vertrekt vanuit een situatie waar al personeelsleden aanwezig zijn, en je veelal niet een organisatie van op de grond kan opbouwen en dus “het verleden” moet mee nemen, zal de aanpak van ICT-architectuur in een organisatie een pragmatische aanpak vergen.

Belangrijk is wel dat je meteen een aantal principes kan mee nemen en integreren bij nieuwe aankopen of projecten, zoals het starten vanuit een gedeelde “business case”, zoveel als mogelijk delen van data in de organisatie, het gebruik van authentieke bronnen,… Je kan geleidelijk aan stukjes heropbouwen en de principes inschuiven in de ICT van de organisatie, volgens een traject dat je vooraf uittekent.

Een generieke ICT-architectuur voor lokale besturen

Nederlandse ICT-architectuur. Bron: Smart Cities, 2011

Elke gemeente, elk ocmw is anders. Maar heeft tegelijk ook een gelijkaardige set opdrachten, een zelfde wetgevend kader, een zelfde finaliteit. Dus is het niet zo gek dat informatie- en informatica-experts samen nadenken hoe standaarden kunnen worden afgesproken, en hoe een gedeelde ict-architectuur kan worden vorm gegeven.

In Nederland heeft de overheid al deze afspraken gemaakt. Dat resulteerde in een model, gekoppeld aan een reeks afspraken van hoe informatie gedeeld wordt binnen het lokale bestuur en tussen het lokale bestuur en de nationale en regionale overheden. Het model duidt ook waar de gemeente voor verantwoordelijk is, en waar de bovenlokale overheden een taak hebben.

In Vlaanderen zijn deze afspraken nog niet gemaakt. Dat is te wijten aan onze ingewikkelde staatsstructuur, maar ook aan het feit dat elke overheid niet enkel de achterzijde, maar ook de voorzijde van een loket wil bouwen. Het feit ook dat er op vandaag amper een interbestuurlijke ambitie rond dienstverlening is uitgedrukt, noch gedeelde kwaliteitsnormen of meetindicatoren maakt het moeilijk om de zaken samen aan te pakken.

Een afspraak zou kunnen zijn dat lokale besturen zoveel als mogelijk de voordeur zijn voor de overheid, en dat bovenlokale overheden zoveel als mogelijk met geïntegreerde “back office” systemen de lokale besturen ondersteunen. En los daarvan zou het werk en tijd besparen als we in ons land goede afspraken zouden maken over dienstverlening en in het bijzonder elektronische dienstverlening.

Meer info

Dit is deels een samenvatting van de recent verschenen publicatie over ICT-architectuur van het Smart Cities project (www.smartcities.info) Lees meer over ICT-architectuur in lokale besturen in deze Smart Cities-publicatie: http://www.smartcities.info/files/ICT_architecture_supporting_service_delivery_in_Smart_Cities.pdf