Een campus voor dienstverlening in Oostkamp

Langs de Siemenslaan in Oostkamp bevindt zich sedert midden 2012 het nieuwe gemeentehuis, de OostCampus. Daarmee krijgt de voormalige site van Coca Cola een nieuwe invulling. Het gaat om 4 hectare, waarbij een gebouw met een footprint van 1 hectare. De gemeente heeft de site in 2006 aangekocht, amper een jaar nadat de multinational Oostkamp had verlaten.

Centrale hal van de OostCampus

Bedoeling was de verspreide gemeentediensten en het OCMW samen te brengen in één pand. Voor de invulling van de nieuwe site stonden dienstverlening, polyvalentie, duurzaamheid en een goede ontsluiting naar het centrum centraal.

Dienstverlening gecentraliseerd op één locatie

“De OostCampus is niet enkel een nieuw gebouw, het gaat ook om een nieuwe manier van samenwerken en een nieuwe manier van communiceren. We willen komaf maken van de traditionele perceptie over ambtenaren”, zegt Nele Cools, communicatieambtenaar van de gemeente Oostkamp. Een perceptie die Nele illustreert met dit filmpje:

Oostkamp centraliseerde haar diensten op één locatie. Brandweer, politie en containerpark bevinden zich bovendien in de buurt. Oostkamp maakt in het gebouw gebruik van het stilaan generieke getrapte systeem van onthaal, loket en spreekkamers.

Onthaal

“Ons onthaal hebben we ingericht om mensen door te verwijzen, maar ook om kleine diensten die niet complex zijn meteen te kunnen afhandelen. Onze diensten hebben daarvoor een oefening gemaakt, en die producten geselecteerd die door het onthaal kunnen worden afgeleverd.”

Daarnaast koos Oostkamp om te werken met thematische loketten. “We hebben onze diensten geclusterd op basis van inhoudelijke samenhang.” Binnen die clusters kunnen collega’s taken van elkaar over nemen.
“We kiezen ervoor om front en back office te scheiden om medewerkers het mogelijk te maken om duidelijk of met klanten of met dossiers bezig te zijn, maar dat niet te moeten mengen met elkaar.” Die back office is ook visueel afgesloten van de publieke ruimte.
Voor de facilitaire en ondersteunende diensten werkt men in Oostkamp samen in gebundelde diensten, over de organisatiegrenzen.

Personeelsruimte

Volgens Oostkamp moet de dienstverlening van een gelijke kwaliteit zijn, ongeacht het kanaal waar je als gebruiker naar de gemeente stapt: loket, telefoon of website. Dat uit zich in een uniforme stijl van presenteren in het gebouw en op de website, maar ook in de onderliggende processen.  

Speelse en duurzame architectuur

Het bouwproces voor de OostCampus verliep volgens het boekje. Een projectregisseur bundelde alle vragen, een masterplan gaf een blik op de volledige ruimtelijke visie op de site en de relatie met de gemeente.

De gemeenteraadzaal

Inkompartij

Via een Open Oproep door de Vlaamse Bouwmeester werd een architectuurwedstrijd gelanceerd, en dat leidde tot een aantal waardevolle concepten. “Er was één architect die ons idee rond dienstverlening mooi vertaald heeft naar een voor ons futuristisch concept. Het zag er niet uit als een gemeentehuis maar het zat er wel allemaal in.” Deze architect is Carlos Arroyo en hij kreeg de opdracht toegewezen. Dit reconversieproject maakte zoveel mogelijk gebruik van wat aanwezig is op de site, een maximale recyclage, van de parkeerplaatsen tot de hoofdstructuur. De werken kostten 6,1 miljoen euro.

De buitenzijde van het gebouw valt voldoende op door het gebruik van opvallend blauw, de inkompartij springt er uit door een groot doek met een groene sfeerfoto. De pilaren zijn uitgevoerd als bomen van steen. Een beetje Mariagrot-achtig, maar als sfeerelement best grappig.

De architect wisten de fabriekshal om te vormen in een spel van ronde vormen, doorkijken, spreekkamers en werkruimtes voor de medewerkers. De fabrieksvloer is behouden gebleven, incluis de gele lijnen. Een wit lijnenpatroon helpt de mensen van het onthaal naar het juiste loket.

Vergaderzaaltje

De polyvalentie die de gemeente van het gebouw verwachtte is gerealiseerd. De centrale hal wordt gebruikt voor evenementen, de garages als fuifzaal, er is ruimte voor openluchtactiviteiten en er is een zaal die los van het gemeentegebouw kan functioneren.

De ambitie rond duurzaamheid werd al een stuk gerealiseerd door de maximale recyclage van het Coca Colagebouw. Het gebouw is energiezuinig door het werken met klimaatzones, de zogenaamde thermische ajuin, maar ook door gebruik te maken van buitenlucht voor de luchtbehandeling.

Een gedeelde identiteit en communicatie

In de aanloop van de opening van de OostCampus vroegen gemeente en OCMW zich af met welke identiteit zij zich wilden positioneren. “Die ene vraag riep heel wat andere vragen op. Hoe staat het met de gemeente en het OCMW, hebben we dan één logo? En wat doen we met de bestaande huisstijl die nog recent was? En moet die identiteit zich doorzetten in het gebouw en op de website?”, zegt Katty Lammertyn van de communicatiedienst.

Oostkamp nam om die vragen te helpen beantwoorden externe partners onder de arm: Vanden Broele (communicatieadvies), LCP (website) en Sign-it (belettering en signalisatie).
Op basis van een brainstorm bepaalde Oostkamp een aantal principes. De nieuwe huisstijl moet bruikbaar zijn voor gemeente en OCMW, en de stijl moest openheid, mensen en dynamiek uitstralen. De keuze voor het opvallende blauw is te danken aan de architect die groen en blauw gebruikt als referentie naar de natuur en de omgeving.
Naast het nieuwe logo kiest Oostkamp er ook voor om nadrukkelijk gebruik te maken van beelden met mensen op. “Zo spreken we de mensen meer aan, dit nodigt meer uit.”

Meer info (website Carlos Arroyo)

(Tekst en foto’s: Bart Noels. Met dank aan Oostkamp en Kortom, de vereniging voor communicatiemedewerkers die op 31 januari 2013 een bezoek aan Oostkamp organiseerde.)